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10 Schritte die richtigen MitarbeiterInnen zu finden

08.07.2019

10 Schritte die richtigen MitarbeiterInnen zu finden

Geeignete Fachkräfte zu finden, egal in welcher Branche, ist eine wichtige Aufgabe von Führungskräften. Diese Aufgabe bedarf einer strukturierten Vorbereitung. Dazu können Sie sich z.B. an der „Customer Journey“ orientieren oder diese in „Recruiting Journey“ umbenennen. Gehen Sie diese Reise der BewerberInnen von A bis Z durch, analysieren und betrachten Sie jeden Touchpoint, bei dem potenzielle KandidatInnen mit Ihrem Unternehmen in Berührung kommen. Denn im aktuellen Wettbewerb um die besten MitarbeiterInnen sind manche Punkte wichtiger als man denkt. Bedenken Sie bei der Mitarbeitersuche auch, dass es die „eierlegende Wollmilchsau“ leider nicht gibt und gestalten Sie Ihre Mitarbeitersuche realitätsnah. Jeder Ihrer MitarbeiterInnen hat Stärken und Schwächen, genauso wie die BewerberInnen, die sich auf Stellenanzeigen melden.

Sie suchen neue MitarbeiterInnen, da Sie so viel Arbeit haben, dass sie von der aktuellen Belegschaft nicht mehr bewältigt werden kann. Analysieren Sie zunächst, ob die Produktivität der Belegschaft dadurch erhöht werden kann, dass Sie Leerlauf verringern oder unwichtige Aufgaben outsourcen. Sobald Sie diese „Hausaufgaben“ erledigt haben, kann es mit der Mitarbeitersuche losgehen.

1) Regeln

Bevor Sie mit dem Bewerbungsprozess starten, sollten Sie Regeln festlegen. Dazu gehört z.B. die Frage, über welchen Kanal sich BewerberInnen bewerben sollen. Welche Unterlagen erwarten Sie von den BewerberInnen? Sollen diese sich womöglich sogar per Video bewerben? Stellen Sie ein Onlineformular zur Verfügung, oder reicht Ihnen eine Bewerbung per E-Mail? Falls Sie „online“ vorgeben, überlegen Sie, welche Unterlagen Sie im ersten Schritt anfordern. Bei einer Bewerbung per E-Mail haben die BewerberInnen sehr viele Möglichkeiten. Manche schicken womöglich große Datenmengen, da sie jede (nicht so wichtige) Schulungsurkunde beifügen. Bewerbungen per Post sind heute gar nicht mehr so gefragt. Manche BewerberInnen rufen vorab an, um Interesse an der Stelle zu bekunden – hier sollte klar geregelt sein, wie solche Anrufe zu behandeln sind. Wer darf diese Telefonate führen, was darf gesagt werden. Vermerken Sie eine Notiz in den Unterlagen, wenn sich ein BewerberIn vorab telefonisch gemeldet hat.

Legen Sie fest, wie die Bewerbungsschreiben beantwortet werden sollen. In welchem Zeitraum wird den BewerberInnen geantwortet? Erhalten sie eine Eingangsbestätigung? Welche Informationen schicken Sie den BewerberInnen? Wäre ich ein Bewerber, würde ich mir eine schnelle Reaktion wünschen – insbesondere, wenn das Unternehmen für sich werben möchte. Eine gute Kommunikation seitens des Unternehmens ist für die BewerberInnen positiv, da sie sich ehrlich und respektvoll behandelt fühlen. Dauern Antworten länger als vier Wochen, muss man leider sagen, dass ein Unternehmen seine Prozesse nicht im Griff hat. Lange Wartezeiten sind für BewerberInnen unbefriedigend. Auch sollte es ein angemessenes und wertschätzendes Verhalten beim Vorstellungsgespräch geben. Es versteht sich von selbst, dass Störungen wie Telefonate oder „dringende“ kurze Gespräche ein No-Go sind. Meine schlimmste Erfahrung als Bewerber war bei einem mittelständischen Unternehmen. Der Empfang war schon dürftig, ich saß im Büro des Chefs und von allen Seiten öffneten sich Türen, Fragen wurden gestellt, das Telefon klingelte… An ein ruhiges Gespräch war nicht zu denken und war meinem Gegenüber wahrscheinlich auch nicht wichtig. Dieses Gespräch habe ich immer noch als Negativbeispiel im Kopf. BewerberInnen haben Respekt verdient. Gerade Sie als Arbeitsgeber, der Fachkräfte sucht, möchten die BewerberInnen schließlich davon überzeugen, dass Sie ein attraktiver Arbeitgeber sind.

2) Stellenbeschreibung

Bevor Sie sich auf Mitarbeitersuche begeben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wonach Sie suchen. Sie möchten eine Stelle besetzen, aber dazu sollte der neue MitarbeiterIn auch entsprechende Qualifikationen mitbringen. Konzentrieren wir uns zunächst auf die zu besetzende Position, und im nächsten Punkt gehen wir dann darauf ein, was neue MitarbeiterInnen mitbringen sollten. Die Stellenbeschreibung sollte natürlich die genaue Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle beinhalten. Zudem sollte die Stelle in Ihre Organisationsstruktur eingeordnet sein – daraus geht z.B. hervor, wer wem gegenüber weisungsbefugt ist. Wichtig ist natürlich auch die Beschreibung der Ziele und Aufgaben, ggfs. sogar mit erläuterten Rechten und Pflichten. Es sollte aufgezeigt werden, mit wem ein MitarbeiterIn zusammenarbeitet und wie die Vertretungsregelung ist. Auch ein Anforderungsprofil sollte Teil der Stellenbeschreibung sein (s. Punkt 3).

Sobald Sie eine Stellenbeschreibung fertiggestellt haben, können Sie diese für Stellenausschreibungen, Personalauswahl, Einarbeitungsprozesse und Personalentwicklung nutzen. Sobald sich an einer Position etwas ändert, ist es leicht, die Beschreibung anzupassen. Die Stellenbeschreibung ist optimalerweise ein Teil der Stellenanzeige und des Arbeitsvertrags. Sie enthält relevante Informationen zur vakanten Position. Mit einer Stellenbeschreibung wird klar geregelt, welche Aufgaben ein MitarbeiterIn auf dieser Position auszuüben hat.

3) Anforderungsprofile

Das Anforderungsprofil ist Teil der Stellenbeschreibung. Wie der Name schon sagt, zeigt es die Anforderungen an BewerberInnen auf: welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollten BewerberInnen mitbringen. Die Anforderungen sind in fachliche Anforderungen wie Ausbildung, Studium, Weiterbildung, Berufserfahrung oder auch IT- und Sprachkenntnisse einzuteilen. Hinzu kommen Basiskompetenzen sowie die Methoden-, Führungs-, soziale und persönliche Kompetenzen.

Aufbauend auf Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung ergeben sich weitere Schritte wie Erstellung einer passenden Stellenanzeige oder später auch das Vorstellungsgespräch. So sollte ein möglichst passender BewerberIn herauskommen. Nicht zu vergessen: neue MitarbeiterInnen sollten nicht nur zur Stelle, sondern auch grundsätzlich zum Unternehmen passen.

4) Stellenanzeige

Der Inhalt einer Stellenanzeige ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, aus den Anforderungen. Bei der Gestaltung sollte unbedingt auf das CD (Corporate Design) Ihres Unternehmens eingehalten werden. Mit einer möglichst konkreten und guten Stellenanzeige schaffen Sie es, eine vakante Position so zu präsentieren, dass sich tatsächlich geeignete KandidatInnen bewerben. Dabei sollte die zu besetzende Position so konkret wie möglich beschrieben werden. Oftmals finden sich in Stellenanzeigen Anforderungen, die unglaublich hoch und von vielen potenziellen KandidatInnen kaum zu erfüllen sind. Deshalb sollten Sie realistische Anforderungen formulieren, denn davon hängt es ab ob und wie viele Bewerbungen Sie erhalten.

Bedenken Sie bei der Gestaltung einer Stellenanzeige auch, mit welchen anderen Arbeitgebern Sie womöglich im Wettbewerb um Fachkräfte stehen. Eine Anzeige sollte also unbedingt die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen beinhalten. BewerberInnen sollten zudem wissen, welche Aufgaben zu erfüllen sind. Falls es noch Besonderheiten (Goodies?) gibt, die Ihr Unternehmen anbietet, sollten auch diese vermerkt sein. Und dann natürlich noch die gewünschte Art der Bewerbung (Mail, Website oder Post) sowie welche Unterlagen der Bewerbung beizufügen sind.

5) Wo suche ich?

Machen Sie sich Gedanken darüber, wo man neue MitarbeiterInnen oder auch Nachwuchskräfte sucht und findet. Es gibt heutzutage viele verschiedene Möglichkeiten. Kreative Unternehmen wie Werbeagenturen oder Architekturbüros erwarten andere BewerberInnen als Maschinenbauunternehmen – und so suchen sie auch unterschiedlich nach BewerberInnen.

Nach wie vor gibt es die klassischen Wege wie Tageszeitungen oder Jobportale. Man kann auch Headhunter beauftragen, wenn man ganz gezielt sucht. Auch ist die Mitarbeitersuche über soziale Netzwerke wie Facebook, XING oder Linkedin möglich. Um schon früh mit potenziellen Nachwuchskräften in Kontakt zu kommen, suchen manche Unternehmen Kooperationsmöglichkeiten mit Universitäten oder Fachhochschulen. Auch Personalmessen bieten sich bei der Suche nach Fachkräften an. Denn dort können sich Arbeitgeber präsentieren, und Interessenten erhalten Einblick in viele unterschiedliche Unternehmen.

6) Auswahlkriterien

Ist eine Stellenanzeige veröffentlicht, wird es ernst, und die ersten Bewerbungen oder Anrufe sind zu erwarten. Da die Regeln, wie mit den Eingängen zu verfahren ist, festgelegt wurden, sollte das Prozedere optimal funktionieren. Doch es gibt noch einen wichtigen Punkt zu beachten: legen Sie Kriterien fest, wonach BewerberInnen zu Gesprächen eingeladen werden sollen. Diese Kriterien sollten sich vor allem nach der Stellenbeschreibung und dem Anforderungsprofil richten. Es ist wichtig, dass Sie alle Unterlagen der BewerberInnen erhalten, die Sie zur ersten Beurteilung benötigen. Sie können sowohl Auswahlkriterien festlegen, als auch Ausschlusskriterien. Je mehr Bewerbungen Sie erhalten, desto schwieriger wird eine Auswahl.

Für eine Vorauswahl empfehle ich ein Telefoninterview – so bekommt man einen ersten Eindruck eines Bewerbers. Falls sich der erste (positive) Eindruck bestätigt, kann ein Interview-Termin abgestimmt werden. Falls nicht, hat man Zeit und Ressourcen gespart. Was ein BewerberIn vorzuweisen hat, können Sie den Bewerbungsunterlagen entnehmen – versuchen Sie während des Interviews seine Motivation für bestimmte Dinge kennenzulernen.

7) Gesprächsleitfaden

Es versteht sich von selbst, dass Sie auch das Bewerbungs-Interview nach Erstellen der Stellenbeschreibung und des Anforderungsprofils vorbereitet haben. Überlegen Sie, wie Sie das Interview strukturieren möchten. Folgen Sie einem festen Gesprächsleitfaden oder lassen Sie das Gespräch einfach laufen? Auch hier gibt es wieder Unterschiede bei Branchen und Positionen. Auf jeden Fall sollten Sie einen schriftlichen Gesprächsleitfaden zur Hand haben, worauf Sie sich während des Gespräches Notizen machen können. Dazu passend benötigen Sie einen Auswertungsbogen für die spätere Bewertung des Interviews.

Das Bewerberinterview sollte sich in verschiedene Bereiche aufteilen. Zuerst sollten Sie die BewerberInnen begrüßen. Es ist wichtig, dass sich die BewerberInnen wohlfühlen und eine Chance haben, ihre Nervosität abzulegen. Nach einer kurzen Präsentation Ihrer Firma – bitte wirklich nur kurz – sollten die BewerberInnen sich vorstellen. Es folgt das (erste) Interview mit vertiefenden Fragen zum Lebenslauf, zur Motivation sowie zu den fachlichen und persönlichen Kompetenzen. Im weiteren Verlauf sollten eventuelle Fragen der BewerberInnen geklärt werden. Zudem können Sie den BewerberInnen – dies gehört evtl aber erst zum zweiten Gesprächstermin – praktische Tests oder Fallstudien vorlegen. Manchmal – je nach Position – bietet sich ein Probearbeitstag an.

Dauer und Umfang des ersten Gesprächs sind individuell. Auch ob (und wie viele) weitere Gespräche stattfinden sollen. Bei uns wurden damals ein Telefoninterview und zwei persönliche Interviewgespräche durchgeführt. Dadurch hatten wir ein klares Bild von der Person, die sich beworben hatte. Mehr Gespräche sind nicht nötig. In einem zweiten Gespräch können dem BewerberIn, wie gerade beschrieben, potenzielle Aufgaben aus der Praxis gestellt werden, womit Sie eine Herangehensweise an bestimmte Aufgaben testen. Zudem können Sie Ihr Unternehmen detaillierter beschreiben, ebenso Ihre Erwartungen an die BewerberInnen, Ihre Form von Leistungsbeurteilungen oder Herausforderungen, vor denen Ihr Unternehmen steht, erläutern. Klären Sie wichtige Rahmenbedingungen wie Arbeitsvertrag oder evt. nötige Reisebereitschaft ab.

8) Das Interview

Den Großteil des Interviews haben Sie durch Ihre Vorbereitung bereits erledigt. Durch den Gesprächsleitfaden wissen Sie genau, wie Sie vorzugehen haben. Wer bei einem Vorstellungsgespräch zugegen sein sollte, ist sehr individuell und von der Größe eines Unternehmens abhängig. CEO, Personalabteilung, Abteilungsleitung… Wichtig ist natürlich, dass Sie den BewerberInnen die Gesprächsteilnehmer vorstellen. Es sollte festgelegt sein, wer seitens des Unternehmens welchen Part im Gespräch übernimmt. Das Ziel des Interviews sollte dabei immer im Fokus stehen, nämlich so viel wie möglich über den Kandidaten zu erfahren. Die BewerberInnen sollen sich wohl fühlen, Gastfreundschaft und Freundlichkeit sind sehr wichtig. Denken Sie immer daran, dass BewerberInnen nach ihren Bewerbungsgesprächen darüber berichten, natürlich besonders, wenn es negativ war. Es gibt keine bessere Werbung für Ihr Unternehmen, als wenn BewerberInnen oder auch MitarbeiterInnen positiv über Sie sprechen!

Versuchen Sie ein flüssiges Gespräch entstehen zu lassen – stellen Sie dazu zunächst einfache Fragen. Danach fragen Sie z.B. nach dem Verhalten in bestimmten Situationen. So erfahren Sie womöglich Interessantes über Ihren BewerberIn, was Sie mit den einfachen Fragen nicht so leicht herausbekommen. Geben Sie sich nicht mit einer einfältigen Antwort zufrieden, sondern „bohren“ freundlich an den Stellen nach, wo es Ihrer Meinung nach relevant für die Stellenbesetzung ist. Durch diese Fragetechnik erfahren Sie wahrscheinlich auch wichtige Soft Skills.

9) Ergänzende Schritte zum Interview

Wie schon mehrfach erwähnt, möchten die meisten Unternehmen die BewerberInnen noch ein zweites Mal sehen. Diese zweite Runde sollte jedoch nur noch mit wenigen KandidatInnen stattfinden. Das zweite Gespräch sollte sich vom ersten abheben. Während es beim ersten Gespräch noch ums Kennenlernen und um die Motivation ging, sollte man versuchen, im zweiten Gespräch noch mehr Informationen über die BewerberInnen herauszuarbeiten. Bringen sie wirklich alle für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse mit? Wie verhalten sie sich, wenn sie zukünftigen Kollegen begegnen? Wie schnell arbeiten sie? Wie effektiv und effizient sind sie? Wie verhalten sie sich in Stresssituationen? Decken sich ihre Kenntnisse mit den im Bewerbungsschreiben aufgeführten?

Natürlich möchten auch die BewerberInnen noch mehr über Ihre Firma erfahren. Was sind die USPs? Vor welchen Herausforderungen steht das Unternehmen? Wie sind die Erwartungen an neue Mitarbeiter? Hat sich das Unternehmen während des gesamten Bewerbungsprozesses einheitlich dargestellt? Beide Seiten – Unternehmen und BewerberInnen – haben ein Recht zu erfahren, was sie bei einer gemeinsamen Zukunft erwartet.

Sollten Sie sich für Tests mit Praxisaufgaben oder sogar ein Probearbeiten entscheiden, sollte dies gut organisiert sein. In welchen Abteilungen/Bereichen soll das Probearbeiten stattfinden? Welche Aufgaben dürfen die BewerberInnen beim Probearbeiten übernehmen? Sollen die MitarbeiterInnen die BewerberInnen ebenfalls bewerten? Wenn ja, wie? Alle Punkte eines Bewerbungsgesprächs sind, wie Sie sehen, gut vorzubereiten und gut zu strukturieren, um passende BewerberInnen zu finden.

10) Vorbereiten der Einarbeitung

Sobald Sie eine passende Person für die zu besetzende Position gefunden haben, sollten Sie sich an die Vorbereitung des ersten Tages und die Einarbeitung kümmern. Das Schlimmste für neue MitarbeiterInnen ist, wenn sie ohne Einarbeitung „ins kalte Wasser geworfen“ werden. Noch schlimmer ist es, wenn Aussagen aus dem Bewerbungsgespräch und das tatsächliche Handeln später nicht kongruent sind. Bereiten Sie Ihre BewerberInnen bereits im Bewerbungsgespräch darauf vor, wenn es (aus welchen Gründen auch immer) keine Einarbeitung geben wird, denn dann sind sie darauf vorbereitet und wissen worauf sie sich einlassen. In der Regel sollten neue MitarbeiterInnen aber möglichst eingearbeitet werden. Wie sieht hier die Vorbereitung aus?

Am ersten Tag sollten sich die neuen MitarbeiterInnen willkommen fühlen und der Belegschaft vorgestellt werden. Auch wenn neue MitarbeiterInnen bereits im Vorfeld über die Eckdaten Ihres Unternehmens informiert wurden, sollten Sie ihnen dennoch Unterlagen (Unternehmenspräsentation, Organigramm usw.) an die Hand geben. Zeigen Sie der neuen Person ihren Arbeitsplatz und einen Einarbeitungsplan. Alle wichtigen Rahmenbedingungen sollten in den ersten Tagen besprochen, und die MitarbeiterInnen in die wichtigsten Punkte eingearbeitet werden.

Das im Vorstellungsgespräch beschriebene Unternehmen und das nun real erlebte Unternehmen sollten möglichst deckungsgleich sein. Fühlen sich neue MitarbeiterInnen getäuscht, sind sie schnell demotiviert und müssen erst wieder erneutes Vertrauen aufbauen. Im schlimmsten Fall sind sie auch schnell wieder weg…