Lutz Braun's Once in a whileDie letzten Schritte, um die richtigen Mitarbeiter zu finden - Lutz Braun

29. Mai 2020

Die letzten Schritte, um die richtigen MitarbeiterInnen zu finden

Nachdem Sie die ersten 6 Schritte auf dem Weg zum richtigen Mitarbeiter gelesen und hoffentlich umgesetzt haben, erfahren Sie nun die finalen Schritte.

7) Gesprächsleitfaden

Es versteht sich von selbst, dass Sie auch das Bewerbungs-Interview nach Erstellen der Stellenbeschreibung und des Anforderungsprofils vorbereitet haben. Überlegen Sie, wie Sie das Interview strukturieren möchten. Folgen Sie einem festen Gesprächsleitfaden oder lassen Sie das Gespräch einfach laufen? Auch hier gibt es wieder Unterschiede bei Branchen und Positionen. Auf jeden Fall sollten Sie einen schriftlichen Gesprächsleitfaden zur Hand haben, worauf Sie sich während des Gespräches Notizen machen können. Dazu passend benötigen Sie einen Auswertungsbogen für die spätere Bewertung des Interviews.

Das Bewerberinterview sollte sich in verschiedene Bereiche aufteilen. Zuerst sollten Sie die BewerberInnen begrüßen. Es ist wichtig, dass sich die BewerberInnen wohlfühlen und eine Chance haben, ihre Nervosität abzulegen. Nach einer kurzen Präsentation Ihrer Firma – bitte wirklich nur kurz – sollten die BewerberInnen sich vorstellen. Es folgt das (erste) Interview mit vertiefenden Fragen zum Lebenslauf, zur Motivation sowie zu den fachlichen und persönlichen Kompetenzen. Im weiteren Verlauf sollten eventuelle Fragen der BewerberInnen geklärt werden. Zudem können Sie den BewerberInnen – dies gehört evtl aber erst zum zweiten Gesprächstermin – praktische Tests oder Fallstudien vorlegen. Manchmal – je nach Position – bietet sich ein Probearbeitstag an.

Dauer und Umfang des ersten Gesprächs sind individuell. Auch ob (und wie viele) weitere Gespräche stattfinden sollen. Bei uns wurden damals ein Telefoninterview und zwei persönliche Interviewgespräche durchgeführt. Dadurch hatten wir ein klares Bild von der Person, die sich beworben hatte. Mehr Gespräche sind nicht nötig. In einem zweiten Gespräch können dem BewerberIn, wie gerade beschrieben, potenzielle Aufgaben aus der Praxis gestellt werden, womit Sie eine Herangehensweise an bestimmte Aufgaben testen. Zudem können Sie Ihr Unternehmen detaillierter beschreiben, ebenso Ihre Erwartungen an die BewerberInnen, Ihre Form von Leistungsbeurteilungen oder Herausforderungen, vor denen Ihr Unternehmen steht, erläutern. Klären Sie wichtige Rahmenbedingungen wie Arbeitsvertrag oder evt. nötige Reisebereitschaft ab.

8) Das Interview

Den Großteil des Interviews haben Sie durch Ihre Vorbereitung bereits erledigt. Durch den Gesprächsleitfaden wissen Sie genau, wie Sie vorzugehen haben. Wer bei einem Vorstellungsgespräch zugegen sein sollte, ist sehr individuell und von der Größe eines Unternehmens abhängig. CEO, Personalabteilung, Abteilungsleitung… Wichtig ist natürlich, dass Sie den BewerberInnen die Gesprächsteilnehmer vorstellen. Es sollte festgelegt sein, wer seitens des Unternehmens welchen Part im Gespräch übernimmt. Das Ziel des Interviews sollte dabei immer im Fokus stehen, nämlich so viel wie möglich über den Kandidaten zu erfahren. Die BewerberInnen sollen sich wohl fühlen, Gastfreundschaft und Freundlichkeit sind sehr wichtig. Denken Sie immer daran, dass BewerberInnen nach ihren Bewerbungsgesprächen darüber berichten, natürlich besonders, wenn es negativ war. Es gibt keine bessere Werbung für Ihr Unternehmen, als wenn BewerberInnen oder auch MitarbeiterInnen positiv über Sie sprechen!

Versuchen Sie ein flüssiges Gespräch entstehen zu lassen – stellen Sie dazu zunächst einfache Fragen. Danach fragen Sie z.B. nach dem Verhalten in bestimmten Situationen. So erfahren Sie womöglich Interessantes über Ihren BewerberIn, was Sie mit den einfachen Fragen nicht so leicht herausbekommen. Geben Sie sich nicht mit einer einfältigen Antwort zufrieden, sondern „bohren“ freundlich an den Stellen nach, wo es Ihrer Meinung nach relevant für die Stellenbesetzung ist. Durch diese Fragetechnik erfahren Sie wahrscheinlich auch wichtige Soft Skills.

9) Ergänzende Schritte zum Interview

Wie schon mehrfach erwähnt, möchten die meisten Unternehmen die BewerberInnen noch ein zweites Mal sehen. Diese zweite Runde sollte jedoch nur noch mit wenigen KandidatInnen stattfinden. Das zweite Gespräch sollte sich vom ersten abheben. Während es beim ersten Gespräch noch ums Kennenlernen und um die Motivation ging, sollte man versuchen, im zweiten Gespräch noch mehr Informationen über die BewerberInnen herauszuarbeiten. Bringen sie wirklich alle für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse mit? Wie verhalten sie sich, wenn sie zukünftigen Kollegen begegnen? Wie schnell arbeiten sie? Wie effektiv und effizient sind sie? Wie verhalten sie sich in Stresssituationen? Decken sich ihre Kenntnisse mit den im Bewerbungsschreiben aufgeführten?

Natürlich möchten auch die BewerberInnen noch mehr über Ihre Firma erfahren. Was sind die USPs? Vor welchen Herausforderungen steht das Unternehmen? Wie sind die Erwartungen an neue Mitarbeiter? Hat sich das Unternehmen während des gesamten Bewerbungsprozesses einheitlich dargestellt? Beide Seiten – Unternehmen und BewerberInnen – haben ein Recht zu erfahren, was sie bei einer gemeinsamen Zukunft erwartet.

Sollten Sie sich für Tests mit Praxisaufgaben oder sogar ein Probearbeiten entscheiden, sollte dies gut organisiert sein. In welchen Abteilungen/Bereichen soll das Probearbeiten stattfinden? Welche Aufgaben dürfen die BewerberInnen beim Probearbeiten übernehmen? Sollen die MitarbeiterInnen die BewerberInnen ebenfalls bewerten? Wenn ja, wie? Alle Punkte eines Bewerbungsgesprächs sind, wie Sie sehen, gut vorzubereiten und gut zu strukturieren, um passende BewerberInnen zu finden.

10) Vorbereiten der Einarbeitung

Sobald Sie eine passende Person für die zu besetzende Position gefunden haben, sollten Sie sich an die Vorbereitung des ersten Tages und die Einarbeitung kümmern. Das Schlimmste für neue MitarbeiterInnen ist, wenn sie ohne Einarbeitung „ins kalte Wasser geworfen“ werden. Noch schlimmer ist es, wenn Aussagen aus dem Bewerbungsgespräch und das tatsächliche Handeln später nicht kongruent sind. Bereiten Sie Ihre BewerberInnen bereits im Bewerbungsgespräch darauf vor, wenn es (aus welchen Gründen auch immer) keine Einarbeitung geben wird, denn dann sind sie darauf vorbereitet und wissen worauf sie sich einlassen. In der Regel sollten neue MitarbeiterInnen aber möglichst eingearbeitet werden. Wie sieht hier die Vorbereitung aus?

Am ersten Tag sollten sich die neuen MitarbeiterInnen willkommen fühlen und der Belegschaft vorgestellt werden. Auch wenn neue MitarbeiterInnen bereits im Vorfeld über die Eckdaten Ihres Unternehmens informiert wurden, sollten Sie ihnen dennoch Unterlagen (Unternehmenspräsentation, Organigramm usw.) an die Hand geben. Zeigen Sie der neuen Person ihren Arbeitsplatz und einen Einarbeitungsplan. Alle wichtigen Rahmenbedingungen sollten in den ersten Tagen besprochen, und die MitarbeiterInnen in die wichtigsten Punkte eingearbeitet werden.

Das im Vorstellungsgespräch beschriebene Unternehmen und das nun real erlebte Unternehmen sollten möglichst deckungsgleich sein. Fühlen sich neue MitarbeiterInnen getäuscht, sind sie schnell demotiviert und müssen erst wieder erneutes Vertrauen aufbauen. Im schlimmsten Fall sind sie auch schnell wieder weg…

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