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Warum sollten Sie als Führungskraft Aufgaben delegieren?

16.04.2019

Warum Aufgaben delegieren?

Delegation bedeutet, dass Führungskräfte Aufgaben an MitarbeiterInnen übertragen, die diese selbständig bearbeiten sollen. Das hört sich zunächst recht einfach an, doch tun sich viele Führungskräfte schwer. Aber warum? Wovor fürchten sie sich? Haben sie Angst nicht mehr gebraucht zu werden oder dass sie Fehler beim Delegieren machen? Denken sie, dass sie die Aufgaben selbst schneller und besser erledigt bekommen? Führungskräfte fragen sich womöglich auch, ob ihre MitarbeiterInnen überhaupt geeignet sind, gewisse Aufgaben zu übernehmen. Welchen MitarbeiterInnen kann man Aufgabe übertragen? Diese und andere Fragen stellen sich Führungskräfte, bevor sie beginnen Aufgaben delegieren. Unbestritten ist, dass man als Führungskraft durch Delegation Zeit für andere wichtige Aufgaben gewinnt. Denn oftmals befindet man sich im sogenannten „Hamsterrad“ und kümmert sich um zu viele operative Tätigkeiten, die von anderen erledigt werden können.

Delegieren Sie einfach

Delegieren bedeutet nicht nur, dass Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter verteilen, sondern auch, dass Sie ihnen Vertrauen schenken. Um beim Delegieren optimal vorzugehen, sollten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:

  • Sind die Aufgaben überhaupt delegierbar?
  • Welche Aufgaben können an MitarbeiterInnen delegiert werden?
  • Wie ist die Qualifikation der MitarbeiterInnen?
  • An welche MitarbeiterInnen kann delegiert werden?
  • Möchten die ausgewählten MitarbeiterInnen die Aufgaben überhaupt annehmen/ausführen?

Delegieren geht im Grunde genommen sehr einfach: Sie (Führungskraft) wählen die zu delegierenden Aufgaben aus. Dabei handelt es sich meist um immer wiederkehrende Routineaufgaben. Aber natürlich gibt es auch mal kurzfristige Einmal- oder komplexere Aufgaben. Darauf aufbauend müssen die Ziele formuliert werden, und zwar SMART (spezifisch – messbar – aktionsorientiert – realistisch – terminiert). Für unterschiedliche Aufgaben sollten jeweils die passenden MitarbeiterInnen ausgewählt werden. Delegation soll eine selbständige Arbeitsweise fördern, wobei jedoch regelmäßig Zwischenstände oder -ergebnisse kommuniziert werden. Als Führungskraft sollte man wissen, dass die MitarbeiterInnen, an die etwas delegiert wird, Vertraute sind. Der Umgang mit ihnen sollte also auch entsprechend respektvoll sein. Immerhin beruht die neue Aufgabenverteilung auf gegenseitiger Abhängigkeit.

Mehr Zeit haben

Der Sinn von Delegation ist nicht nur, Aufgaben abzugeben, sondern mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben zu haben. Dabei ist es entscheidend, dass Führungskräfte ihre vorhandenen Aufgaben zunächst einmal analysieren und entscheiden, welche sich zum Delegieren eignen. Die Folge von Delegation ist eine besseres Zeitmanagement für Führungskräfte. Es ist wichtig, sich Zeiten für die Erarbeitung von z.B. Strategien freizuhalten. Außerdem hat man mehr Zeit für Themen wie Personalentwicklung, Personalführung sowie Personalgespräche. Dank Delegation kann es auch eine verbesserte Balance zwischen Arbeit und Freizeit geben. Denn es ergeben sich möglicherweise Freiräume, um sich Auszeiten zu gönnen, bewusst abzuschalten und um sich um die Familie kümmern zu können.

Als Führungskraft sollte man keine Angst davor haben, Aufgaben abzugeben. Sie sollten sich sogar davor hüten alles selbst machen zu wollen. Auch nach der Delegation von Aufgaben kann es sein, dass die Aufgaben nicht so erledigt werden, wie von Ihnen gewünscht. Sie sollten die Aufgaben dann nicht direkt wieder zu sich zurückholen, sondern sich besser bereits im Vorfeld Gedanken machen, wie und an wen Sie welche Dinge delegieren. Denn zurückdelegieren ist nicht nur demotivierend für die betroffenen MitarbeiterInnen, sondern zeigt Fehler der Führungskraft auf. Vielleicht wurden die Aufgaben einer „falschen“ Person übertragen, oder es sind waren womöglich die falschen Aufgaben, die delegiert wurden.

Ein Grund für Delegation ist nicht nur Zeitgewinnung, sondern auch Wissensweitergabe. Das trägt dazu bei, dass der Fortbestand und die Leistungsfähigkeit Ihrer Firma oder Ihrer Abteilung gesichert ist – auch wenn Sie selbst nicht verfügbar sind.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Eine positive Folge von Delegation ist, dass sich Ihre MitarbeiterInnen wertgeschätzt fühlen, motivierter, leistungsfähiger und produktiver sind. Wenn aber Fehler beim Delegieren gemacht werden, kommt es zu Über- oder Unterforderung oder auch Demotivation. Deshalb sollten Sie Folgendes beachten:

  • Klare Führungskräfte-Aufgaben sollten nicht delegiert werden
  • Vermeiden Sie eine Rückdelegation von Aufgaben
  • Nicht alle delegierbaren Aufgaben können auch an jeden Mitarbeiter delegiert werden

Deshalb sollte sich eine Führungskraft bereits im Vorfeld ausreichend mit dem Thema beschäftigen. Wie vermeidet man Demotivation und stärkt die Motivation der Mitarbeiter beim Delegieren. Beim Delegieren schafft man übrigens einen Lernanreiz für die MitarbeiterInnen.

Für richtiges Delegieren gibt es ein einfaches Prinzip das zu beachten ist. Es nennt sich „AKV-Prinzip“: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung. Das bedeutet nichts anderes, als dass diese drei Aspekte bei der Delegation kongruent sein müssen. Welche Aufgaben sollen delegiert werden? Welche Kompetenzen hat der/die MitarbeiterIn (Fähigkeiten, Qualifikationen)? Verfügt er/sie über die notwendige Verantwortung die Aufgabe betreffend? Falls die drei Aspekte in einem Ungleichgewicht stehen, kann Delegation zu Demotivation führen. Ein Beispiel: MitarbeiterInnen mit einer besseren Qualifikation als andere erwarten, dass sie auch andere Aufgaben erhalten. Es wirkt also demotivierend, wenn die übertragenen Aufgaben den jeweiligen MitarbeiterIn unterfordern. Genauso sieht es andersherum aus, wenn zu komplexe Aufgaben und Sachverhalte an MitarbeiterInnen delegiert werden, die dafür nicht geeignet sind. Überforderung und Demotivation sind das Ergebnis. Auch zwischen einer Aufgabe und der Verantwortung sollte es ein Gleichgewicht geben. Denn es ist sehr frustrierend für Ihre MitarbeiterInnen, wenn sie z.B. „Personalverantwortung“ als Aufgabe delegiert bekommen, aber nicht weisungsbefugt sind.

Um mit dem AKV-Prinzip optimal zu delegieren, sollte man zu den Aufgaben die notwendigen Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen erarbeiten sowie die passende Verantwortung festlegen. AKVs sollten für jeden Bereich erstellt und die die MitarbeiterInnen analysiert werden, um Qualifikation feststellen und Verantwortungen klären zu können. Es kann sein, dass Kompetenzen, aber auch Verantwortungen verändert (angepasst) werden müssen, damit Ihre MitarbeiterInnen bestimmte Aufgaben übernehmen können. So erreicht man die gewünschte Motivation und Produktivität eines Mitarbeiters.

Nach meiner Erfahrung ist Delegation unerlässlich, um selbst mehr Zeit für wichtige Aufgaben verfügbar zu haben. Die Qualifikation der MitarbeiterInnen muss stimmen, ihre Fähigkeiten müssen passen und sie sollten auch bereit sein, die Aufgaben zu übernehmen. Zu vermeiden sind Fehler bei der Delegation, da diese zu Demotivation führen – und was ist schlimmer als eine Rückdelegation von Aufgaben, auch gegenüber Kollegen und Geschäftspartnern. Deshalb sollten Sie sich ausreichend intensive Gedanken machen. Auch bei der Suche nach neuen MitarbeiterInnen kann das AKV Prinzip ins Anforderungsprofil einfließen. Bedenken Sie: Delegation ist ein kleiner aber sehr wichtiger Part beim Thema „Mitarbeiterführung“, mit dem man viel Positives erreichen, aber auch Fehler machen kann, die nicht sein müssen.

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